Pesawat Telepon

Materi : Mengoperasikan Pesawat Telepon

Telepon adalah salah satu alat komunikasi yang sering digunakan dalam suatu perusahaan. Fungsi telepon bagi perusahaan dalam kegiatan bisnis yaitu untuk memperkenalkan perusahaan, memperkenalkan produk, memasarkan produk, menigkatkan relasi dengan pelanggan, mencari informasi dan sebagainya. Pemakaian telepon yang efektif juga akan membantu keberhasilan dalam menjalin relasi bisnis. Dengan telepon, informasi dapat disampaikan dengan cepat, sehingga pihak perusahaan dapat menindaklanjuti respon dengan cepat pula.

1.    Pengertian hubungan telepon

Kata telepon berasal dari kata tele dan phone dimana tele berati jauh dan phone artinya bunyi/ suara. Pesawat telepon merupakan symbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam jarak jauh. Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antar individu pada tempat yang berlainan dan berjauhan. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. Dalam kegiatan bisnis, telepon merupakan sarana penting dalam menunjang kelancaran aktivitas bisnisnya.

2.    Macam-macam Pesawat dan Hubungan Telepon

a.       Jenis Pesawat Telepon dilihat dari beberapa segi :

·      Kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan, yaitu :

¶ Intercom

   Intercom dalam bahasa Inggris disebut intercommunication yang berarti komunikasi didalam. Intercom juga serinig disebut dengan istilah interphone atau intertelephone. Di kantor-kantor, intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi.

¶ PMBX (Private Manual Branch Excharge)

    Telepon jenis ini,tidak memungkinkan kita untuk berkomunikasi langsung tanpa melalui operator. Untuk menelepon, penelepon harus terlebih dahulu melalui operator. Penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. Setelah tersambung, penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang dikehendaki, umumnya menggunakan ekstensi.

¶ PABX (Private Automatic Branch Excharge)

    Telepon jenis ini memungkinkan kita dapat berkomunikasi langsung tanpa melalui operator. Penelepon dapat berhubungan langsung dengan cara memutar nomor telepon saluran keluar. Setelah itu, penelepon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula dihubungi bila diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan.

·      Segi peletakkannya telepon dibedakan menjadi :

¶ Telepon Meja (Tablephone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja.

¶ Telepon dinding (Wallphone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding.

¶ Telepon Mobil, kapal atau pesawat yakni telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada mobil, kapal, atau pesawat.

¶ Telepon genggam (Handphone) yaitu telepon yang dapat dibawa kemana-mana oleh pemiliknya.

b.      Jenis hubungan telepon berdasarkan :

§  Segi jarak jangkauannya, yaitu :

1. Hubungan antarbagian (intern),yaitu hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor.

2. Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan dalam satu lingkup daerah tertentu, dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.

3. Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh, antarkota atau propinsi. Namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini terlebih dahulu penelepon harus memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju.

4. Hubungan internasional (Overseas Call), yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara yang lain.

§  Dari cara kerjanya, dapat dikelompokkan dalam 2 jenis seperti seperti berikut.

1.         Hubungan Melalui Operator

Bila melalui operator, penelepon memutar/ menekan nomor operator sentrall untuk minta hubungann perorangan. Berikan nama dan nomor telepon orang yang ingin dihubungi dan sebutkan juga nomor telepon pesawat sendiri. Jika sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan, operator sentral akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai orang yang dituju siap untuk bicara.

2.         Hubungan Langsung

Yaitu penelpon/ menelpon sendirI tanpa operator. Dengan memutar kode atau nomor sambungan langsung jarak jauh, penelepon langsung bicara.

3.         Hubungan Langsung dengan SMS

Hubungan langsung jarak jauh ini dapat dil;akukan sampai melintasi batas negara hanya dengan menggunakan layanan pesan pendek (SMS), komunikasi melalui sms ini bisa dilakukan secara tertulis atau melalui suara (voice). Layanan telepon jenis SMS ini banyak digemari karena biayanya yang murah dan cepat.

RANGKUMAN

a.    Melalui pesawat telepon orang dapat saling berkomunikasi dengan cepat dan mudah, meskipun mereka berada di tempat yang berlainan dan berjauhan.

b.   Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh melalui alat elektronik dari sartu pihak ke pihak yang lain.

c.    Ada 4 macam hubungan telepon, yaitu :

1.    Hubungan intern

2.    Hubungan local

3.    Hubungan interlokal

4.    Hubungan internasional

d.    Ada beberapa jenis pesawat telepon, yaitu intercom, PMBX, PABX

e.    Telepon dibedakan menjadi 4 jenis, yaitu :

1.    Telepon meja

2.    Telepon dinding

3.    Telepon mobil, pesawat, kapal

4.    Telepon genggam

f.     Ada tiga macam cara kerja telepon, yaitu :

1.    Hubungan melalui operator

2.    Hubungan langsung

3.    Hubungan dengan menggunakan SMS

Materi : Etika Penanganan Telepon

1. Perbedaan Etika dan Etiket

Banyak orang menyamakan begitu saja kata etika dan etiket padahal keduanya memiliki pengertian yang berbeda. Etika adalah cabang filsafat yang membahas tingkah laku manusia berdasarkan kaidah baik-buruk, benar-salah, tepat-tidak. Sedangkan etiket(bahasa Perancis Etiquete) adalah tata karma, sopan santun, atau tata pergaulan. Kalau etika membahas apa yang benar, salah, jujur, adil dan lain-lain, sementara itu etiket membahas apa yang sopan dan pantas diterapkan dalam percakapan, bertamu, berkunjung, makan-minum, melayani atau menerima tamu, bertelepon dan seterusnya.

2. Pentingnya Etiket Bertelepon

Bagaimana etiket bertelepon? Ketika kita menggunakan pesawat telepon, kita memang tidak berhadapan dengan orang yang kita ajak berkomunikasi. Dengan demikian, kita tidak perlu tampil dengan cantik dan menarik, memakai busana yang up to date, juga tidak perlu menampakkan wajah yang ramah dan penuh senyum seperti layaknya menerima tamu. Hal terpenting adalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan ramah, hangat, dan bersahabat. Dengan suara yang merdu didengar, tidak jarang orang menjadi lebih betah dan senang berkomunikasi dengan kita. Walaupun begitu, penampilan tidak boleh diabaikan, karena tugas seorang operator , sekretaris, petugas pada bagian penjualan pada suatu perusahaan bukan hanya menerima dan menelepon. Tidak salah, jika ada kesan pertama orang luar terhadap perusahaan atau kantor dapat timbul dari cara pembicaraan telepon. Dengan hanya mendengar suara apa yang dikatakan, dan bagaimana cara menyatakannya di telepon, orang luar sering menyimpulkan pribadi penerima telepon dan citra perusahaan.

  Penampilan yang menarik tidak akan tampak dalam hubungan bertelepon. Akan tetapi, kepribadiaan seseorang jelas tercermin melalui bagaimana mereka menyampaikan sesuatu yang harus dikatakan. Walaupun orang tidak bisa melihat perilaku penerima telepon, tetapi jalan pikiran penerima telepon dapat dirasakan melalui pembicaraan yang dilakukannya ketika dia menjawab telepon. Untuk itu, penerima telepon harus selalu bersikap ramah dan memberikan kesan bahwa ia benar-benar ingin membantu. Jangan sekali-sekali beranggapan bahwa orang yang menelepon ini tidak melihat siapa yang menerima telepon, lalu penerima telepon dapat semaunya dan berbicara kurang sopan. Layanilah orang yang bertelepon dengan senang hati dan santun. Suara penerima telepon ( sekretaris, receptionist, petugas Marketing) mencerminkan citra organisasi/perusahaan. Seringkali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang citra pimpinan di perusahaan berdasarkan reaksi yang mereka peroleh pada waktu menelepon. Satu kali pelayanan telepon tidak memuaskan, dapat menghancurkan citra perusahaan sebelumnya. Sebaliknya, jika sikap baik dalam pelayanan telepon dapat anda berikan gambaran yang baik terhadap perusahaan akan baik pula. Bagi penerima telepon itu sendiri, hubungan baik yang dibina dengan orang yang belum pernah ditemukan sangat besar manfaatnya.

  Sikap wajar dan ramah dalam menelepon mungkin lebih penting daripada sikap dalam kontak langsung (bertemu muka). Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon. Tunjukkanlah ketulusan dan kemauan untuk mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara ditelepon, tanpa harus memotong pembicaraan telepon sebelum nada sela yang memberikan kesempatan kita untuk menjawabnya. Memang kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang kita ajak berbicara, akan tetapi etiket dalam bertelepon tidak boleh diabaikan.

Adapun hal-hal yang penting dan harus kita perhatikan dan kita laksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon sebagai berikut:

      1.     Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal 3 kali berdering, segeralah angkat dan
              jawab dengan sopan. 
      2.     Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelpon, siapapun yang menelepon adl penting dan patut
              dilayani dengan sebaik-baiknya.

      3.     Jangan memulai pembicaran hanya dengan ucapan kata “Halo”, tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja.

     4.   Jangan menggunakan pesawat telepon ditempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon, karena petugas yang bertugas biasanya wanita, sering tergoda dengan “hobi ngerumpi”. Dalam hal ini, kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas. Hindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun apabila memang ada keperluan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan, kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya , berbicara seperlunya tanpa mengganggu tugas kita.

    5.  Berusahalah mendengarkan mitra bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan sehingga kadang-kadang kita meminta penelepon untuk mengulangi pembicaraan dengan ungkapan, “apa, bisa diulang?” sungguh hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. Oleh karena itu, konsentrasikan pikiran kita pada percakapan tersebut.

     6.    Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan. Sebaiknya, bicaralah dengan sikap yang menyenagkan. Mungkin kita mendapat perlakuan yang kurang enak dari percakapan melalui telepon, tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar, bahkan sampai menyinggung perasaan penelepon. Bagaimanapun juga seorang petugas telepon harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon.

      7.    Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.

     8.   Berbicaralah dengan tempo yang tepat, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Sebaliknya, bila kita berbicara terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita. Jangan pula berbicara dengan suara terlalu keras. Perhatikan volume suara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar, dan kecepatan yang normal.

    9.   Sebut nama dan jabatan orang yang akan kita tuju, disamping pokok pembicaraan. Jangan sampai setelah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, saya harus berbicara dengan siapa ya?

    10.  Ada baiknya kita tanyakan apakah saat kita menelepon, waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat itu orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya.

   11.   Jangan menganggap panggilan telepon merupakan gangguan terhadap pekerja. Bicaralah seperlunya

           sesuai dengan maksud pembicaraaan dan jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak.

     12.   Catat hal-hal penting yang akan disampaikan.

13.   Bersegeralah minta maaf jika membuat kesalahan-kesalahan pada waktu bertelepon.

 14.   Akhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan terima kasih(thank you) dan kembali

         (You are welcome), serta mengucapkan salam Selamat Pagi atau Selamat Siang ketika mengakhiri

         pembicaraan.

     15.  Letakkan gagang telepon dengan perlahan. Meletakkan gagang telepon dengan kasar akan berkesan

            kurang baik, terlebih lawan bicara (si penelepon) belum menutup teleponnya.  

Hal-hal yang harus dihindari Petugas telepon, operator resepsionis, maupun petugas marketing), yaitu:

1. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab/asing

2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon

3. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen

4. Berbicara terlalu banyak basa-basi

5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak

6. Berbicara dengan nada memerintah

7. Penelepon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan

8. Panggilan telepon disambungkan ke alamat yang salah berkali-kali

9. Nada dan intonasi yang terkesan malas atau tak ramah

RANGKUMAN 2

1. Etika adalah cabang filsafat yang membahas tingkah laku manusia berdasarkan kaidah baik-buruk, benar-salah, tepat-tidak, sedangkan etiket(bahasa Perancis Etiquete) adalah tata karma, sopan santun, atau tata pergaulan.

      2. Hal –hal yang penting dalam etiket bertelepon adalah sebagai berikut :

     1. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal 3 kali berdering, segeralah angkat dan jawab dengan sopan.

         2.  Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon, siapapun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya.

            3. Jangan memulai pembicaran hanya dengan ucapan kata “Halo”, tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja.

           4. Jangan menggunakan pesawat telepon ditempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon, karena petugas yang bertugas biasanya wanita, sering tergoda dengan “hobi ngerumpi”.

        5. Berusahalah mendengarkan mitra bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan.

         6. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan. Sebaiknya, bicaralah dengan sikap yang menyenangkan.

     7. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.

      8. Berbicaralah dengan tempo yang tepat, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

      9. Sebut nama dan jabatan orang yang akan kita tuju, disamping pokok pembicaraan.

        10. Ada baiknya kita tanyakan apakah saat kita menelepon, waktu yang tepat untuk berbicara.

     11. Jangan menganggap panggilan telepon merupakan gangguan terhadap pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraaan dan jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak.

         12. Catat hal-hal penting yang akan disampaikan.

         13. Bersegeralah minta maaf jika membuat kesalahan-kesalahan pada waktu bertelepon.

        14. Akhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan terima kasih(thank you) dan kembali (You ara welcome), serta mengucapkan salam Selamat Pagi atau Selamat Siang ketika mengakhiri pembicaraan.

  15.Letakkan gagang telepon dengan perlahan. Meletakkan gagang telepon dengan kasar akan berkesan kurang baik, terlebih lawan bicara(sipenelepon) belum menutup teleponnya.  

3. Hal-hal yang harus dihindari sekeretaris, operator resepsionis, maupun petugas marketing), yaitu:

            1. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab/asing

            2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon

            3. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen

            4. Berbicara terlalu banyak basa-basi

            5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak

            6. Berbicara dengan nada memerintah

7. Penelepon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan

            8. Panggilan telepon disambungkan ke alamat yang salah berkali-kali

            9. Nada dan intonasi yang terkesan malas atau tak ramah

Materi  : Teknik Penerimaan Telepon

Dengan banyak berpegang pada etiket dalam berhubungan melalui telepon disini akan diuraikan prinsip-prinip etiket yang harus dilakukan seseorang petugas telepon 
Langkah-langkah dalam berhubungan melalui telepon yaitu ada 2 :

1. Langkah-langkah dalam menerima telepon.

2. Langkah-langkah dalam menelepon.

Langkah-langkah dalam menelepon dan menerima telepon

1. Teknik Mengangkat Telepon

a. Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari 3 kali, sebab akan mengganggu suasana kerja. Karena letak ruang petugas telepon berdekatan dengan pimpinan, dering telepon yang terus-menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan.

b. Saat menerima telepon, angkat gagang telepon dengan tangan kiri, sementara itu tangan kanan siap dengan alat tulis.

2. Menyiapkan Buku Catatan

    Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. Petugas telepon harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua tangannya, tangan kiri memegang gagang telepon, tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan.

3. Memberi Salam Kepada Penelepon

Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelepon. Kemudian, sebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja (nama kantor atau nmor telepon dan nama penerima telepon). Bila penelepon lebih dahulu mengucapkan salam dan kemudian menyebutkan identitas dirinya, kita tidak cukup menyapanya dengan Bapak/ Ibu atau Saudara, tetapi tambahkan identitas diri penelepon, misalnya Bapak DJoko. Jika Penelepon tidak mengajukan dengan pertanyaan, misalnya “Maaf dapatkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?” atau ‘Maaf, boleh saya mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?” .. tetapi jangan sampai kita bertanya seperti anak kecil, misalnya “Ini Siapa sih”

Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon , tutur kata harus diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelepon.

4. Membuka Pembicaraan

Jika penelepon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada di tempat kerja, katakan kepadanya untuk menunggu sebentar karena kita harus menstransfer hubungan tersebut ke telepon pimpinan. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau dengan alasan yang lain. Hal ini biasanya terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat. Kita dapat segera menginformasikan keberadaaan pimpinan, misalnya dengan mengatakan, maaf, Bapak pimpinan sedang mengadakan rapat, apakah Bapak/ Ibu ingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau? Percakapan serupa dapat juga dilakukan, apabila pimpinan sedang dinas keluar. Pada saat menjawab penelepon, petugas telepon, tidak perlu memberikan jawaban yang mendaetail, tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja.

Petugas telepon diharapkan dapat menjawab secara otomatis setiap pembicaraan. Misalnya, jika pimpinan sedang menelepon seseorang, agar penelepon tidak terlalu lama menunggu, katakan bahwa pimpinan sedang On Line atau sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain. Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang bercakap-cakap dengan bapak Soeryanto dari UNESA. Jika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat, Anda dapat juga mengajukan pertanyaan, apakah berkenan dihubungkan dengan wakil pimpinan.

| Hindari pembicaraan hanya dengan sapaan kata Hallo saja, sebutkan Nama Anda/ Jabatan Anda/ Nama Perusahaan. Contoh ;

· “ Selamat Pagi, PT. BABEL, disini”

· “ Selamat Siang, disini PT. BABEL”

· “ Selamat Sore, PT. BABEL, dengan Kiki disini”

| Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri,, penerima telepon dapat menjawab sebagai berikut.

Ÿ “ Selamat Siang, dengan Kiki di sini”

Ÿ “Pesawat 123, Selamat Siang”

Ÿ Administrasi Perkantoran, Kiki di sini”

| Jika Penelepon tidak menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat bertanya:

Ÿ “ Bolehkah saya mengetahui siapa yang sdang bicara?”

Ÿ “ Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?”

HIndari pertanyaan seperti ini: “ Siapa ini?, atau “ Siapa sih ini?, “ Anda Siapa?, dan Siapa yang bicara?

5. Hubungkan Segera Penelepon dengan Nama? Nomor yang dikehendaki

Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi / dicari karena penelepon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki. Sebagai contoh :

| Yang ingin dihubungi Ardi, bukan Andi

| Yang ingin dihubungi Halimah, bukan Fatimah

| Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alphabet untuk memudahkan dalam mengeja nama kata-kata yang kurang jelas.

6. Menciptakan kesan yang baik

a. Jika penelpon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan, jawablah dengan lembut atau sopan.

Ø “ Dapatkah Bapak/ Ibu menunggu sebentar?”

Ø “ Ya Pak/ Bu, apakah dapat menunggu?”

Hindari ucapan:

ÿ “ Tunggu yah” atau

ÿ Bentar yah

b. Apabila penelpon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju, ucapan:

                “Terima kasih atas kesabarannya.

c. Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelpon sedang keluar, penerima telepon harus:

            ÿ Memberikan keterangan kepada penelpon tentang ketidakhadiran orang yang dicari secara singkat, tetapi tetap sopan, hati-hati, dan menyenangkan.

          Contoh ucapan yang baik :

Y “Bapak/ Ibu…sedang keluar, dapatkah saya membantu Anda?”

Y “Bapak/ Ibu…sedang keluar, dapatkah Anda menelpon kembali?”

Y “Bapak/ Ibu…sedang keluar, apakah Anda akan meninggalkan pesan?”

ÿ Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon.

d. Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. Hal ini karena kondisi yang mengharuskan. Oleh karena itu, Penerima telepon harus dapat menjawab dengan bijaksana.

e. Ketika penelepon berbicara, penerima telepon harus mendengarkan baik-baik dan jangan memotong pembicaraan di sela-sela pembicaraan, penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata :

            ÿ “Ya’

ÿ “Tentu”

ÿ “Ya, Saya tahu”

ÿ “Benar”,dan sebagainya

f. Jika penelpon salah sambung, penerima telepon berbicara :

           “Maaf anda telah salah sambung, di sini 321778” (identitas penerima telepon)

7. Mencatat Pesan

Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju, penrima telepon harus :

œ Mencatat segala sesuatu yang diperlukan

œ Memberikan keterangan yan g jelas dan lengkap

œ Menanyakan kepada penelpon nama dan nomor teleponnya, hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali

œ Menghindari kesalahan-kesalahn isi pesan dari si penelpon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut

œ Sampaikan pesan tersebut kepada yang berhak menerima

Untuk itu, penerima telepon harus selalu menyiapkan formulir atau lembar pesan (block note) dan alat tulis di sekitar tempat telepon.

8. Salam Penutup

Jika telah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon, Penerima telepon sebaiknya mengucapkan “Selamat Pagi” atau “Siang” atau “Sore” dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelpon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik oleh penelpon. 

RANGKUMAN 3

1. Cara menerima telepon menimbulkan kesan atau penilaian Penelepon terhadap sikap dan kepribadian penerima penelpon dan pimpinan serta perusahaan tempat penelpon bekerja.

2. Menerima telepon harus dilakukan dengann senang hati, tanpa harus merasa terganggu. Hal ini tampak dari cara orang berbicara dan intonasi berbicara, serta pilihan kata ketika seseorang merespon pembicaraan orang lain.

3. Catatlah berita telepon atau pesan yang dikirim melalui telepon dengan jelas. Catat pula nama penelepon, asal dan jam telepon, serta nama penerima telepon. Jangan menyampaikan pesan secara lisan.