Pengertian Dokumen dan Arsip _SMK NEGERI 1 DEMAK_

Dokumen

A.    PENGERTIAN DOKUMEN

 
- menurut kamus umum bahasa Indonesia, dokumen adalah suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan, di pilih untuk di kumpulkan, di susun, di sediakan atau untuk di sebarkan.
- menurut kamus besar B.inggris (webster)dokumen adalah melengkapi keabsahan keterangan,seperti surat keterangan,pernyataan,lampiran-lampiran seperti untukmelengkapi sebuah buku atau sesis
- Dokumen adalah surat-surat yang tertulis atau tercetak yang dapat di gunakan sebagai bukti keterangan seperti akte kelahiran, surat nikah, surat perjanjian dan lain-lain.
jadi dokumen adalah tulisan yang memuat informasi.

Kata dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti mengajar. Pengertian dari kata dokumen ini menurut Louis Gottschalk (1986; 38) seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian, yaitu pertama, berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan arkeologis. Pengertian kedua diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam pengertiannya yang lebih luas berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.

B.    JENIS-JENIS DOKUMEN KANTOR

Dokumen dapat ditinjau dari beberapa segi :

1. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya

      Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang.

Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll

      Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/ dunia perdagangan.

Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll

      Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

Contoh : Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis, dll

      Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara.

Contoh : UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll

2. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya

Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam :

©      Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat.

©      Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan.

©      Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan.

©      Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu .

3. Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas :

      Dokumen yang bersumber dari pemerintah.

seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah ,dll

      Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum.

seperti : Akte notaris, visum dokter, dll

      Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang.

seperti surat perjanjian, surat kontrak, dll

      Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan.

seperti : Kliping, kaledeoskop, dll

      Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll

4. Dokumen yang ditinjau dari fungsinya

l        Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

*   Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :

        i.            Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.

      ii.            Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun

    iii.            Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan.

l        Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

5. Ditinjau dari segi penelitian

Dibedakan atas 3 jenis :

1.      Dokumen primer adlah dokumen yg berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya, contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll

2.      Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer, contoh : bibliografi, dll

3.      Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.

6. Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya ..

Ø  Dokumen lateral adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, direkam. seperti : buku, majalah, koran, pita kaset, film, dll.

Titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan.

Ø  Dokumen corporal adalah dokumen berwujud benda sejarah.                                         seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno ,dll.

Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.

Ø  Dokumen privat adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip.

Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .

7. Ditinjau dari segi ruang lingkup kerja pemerintah

      Dokumen Pemerintah adalah surat-surat penting yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian dalam kegiatan pemerintah.Contoh:

1. Undang-undang pemerintah
2. Peraturan Pemerintah
3. Keputusan Presidan
4. Keputusan Mentri
5. Peraturan Daerah
6. Perjanjian kerja sama antar negara
7. Dokumen Sejarah adalah surat-surat, benda, atau catatan-catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

8. Ditinjau dari segi fungsinya

·         Dokumen dinamis adalah dokumen yang dipergunaakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis, yaitu sebagai berikut.

1)        Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus-menerus.

2)        Dokumen semi aktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun.

3)        Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunaakan.

·         Dokumen statis adalah dokumen yang tidak seecara langsung diggunakan dalam pekerjaan kantor.

9. Jenis-jenis dokumen lainnya

Jenis dokumen dapat ditinjau dari beberapa segi diantaranya sebagai berikut.

1. Surat pengantar adalah surat yang digunggakan untuk mengantar sesuatu kepada yang berkepentingan, sesuatu itu dapat berupa barang, salinan surat, buku, brosur.

2. Faktur merupakan tanda bukti transaksi jual beli yang berisi perhitunggan harga barang yang dijual berdasarkan jenis dan jumlahnya.

3. Kuitansi merupakan tanda bukti pembayaran atau penerimaan uang.

4. Bill of lading adalah surat angkutan yang disetakan pada barang-barang yang akan dikirim dengan kapal laut.

5. Latter of credit adalah surat yang dikeluarkan bank devisa atas printah importir kepada eksportir luar negri yang merupakan relasi dari importir yang diberikan hak kepada eksportir untuk menarik dana yang disebut dalam L/C

*   Dari aktivitas kegiatan satuan kerja yang digolongkan dari wujud atau bentuk dokumen kantor dapat dibedakan antara lain :

1. Sertifikat
2. Piagam
3. Surat ( Niaga dan Resmi, Aneka surat Sekretaris )
4. Selebaran / Brosur
5. Blanko / Formulir
6. Kliping
7. Situs – situs internet

C.    KEGUNAAN DOKUMEN

1. Memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukannya
2 .Menyiapkan alat bukti, data-data tentang suatu keterangan dokumen
3. Menyimpan dan menyelamtakan fisik dokumen dan isi dokumen
4. Melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan
5. Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian pada ilmuan
6. Mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan negara
7. Dapat menjamin keutuhan informai yang memuat dalam dokumen

ARSIP

A.    Pengertian Arsip

Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon.Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Lalu apa sebenarnya yang dimaksud dengan arsip, berikut beberapa kutipan pengertian arsip ;

a)      Menurut  undang-undang nomor 7 tahun 1971, arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksaan kegiatan pemerintahan.

b)      Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, Arsip adalah suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

c)      Menurut kamus umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakn arsip.

d)     Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantoran arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

B.     Syarat-Syarat Arsip

Arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

Ø  Dokumen tersebut harus mempunyai kegunaan.

Ø  Dokumen tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan

Ø  Dokumen tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.

C.     Jenis-Jenis Arsip

Kita dapat membedakan beberapa jenis arsip:

1.      Arsip Menurut Subyek atau Isinya

   Arsip Kepegawaian, Contoh ; data riwayat hidup pegawai, surat* lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya.

   Arsip Keuangan, Contoh ; laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar* gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar.

   Arsip Pemasaran, Contoh ; surat penawaran, surat pesanan, surat* perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya.

   Arsip pendidikan, Contoh ; kurikulum, satuan pelajaran, daftar* hadir siswa, rapor, transkrip mahasiswa, dan sebagainya.

2.      Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisik
Menurut bentuk dan wujud fisiknya arsip dapat dibedakan menjadi:

o   Surat

o   Pita rekaman

o   Mikrofilm

o   Disket

o   Compact Disc (CD)

o   Flasdisk

3.      Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya

©      Arsip bernilai informasi, contoh; pengumuman, pemberitahuan, undangan, dan sebagainya.

©      Arsip bernilai Administrasi, contoh; ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dan sebaginya.

©      Arsip bernilai hukum, contoh; akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, putusan peradilan, dan sebagainya.

©      Arsip bernilai ilmiah, contoh; hasil penelitian.

©      Arsip bernilai keuangan, contoh; kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan, dan sebagainya.

©      Arsip bernilai pendidikan, contoh; karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran, dan sebagainya.

©      Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa

4.      Arsip Menurut Kepentingannya

        Arsip tidak berguna (non sensial), contoh; surat undangan, memo,dan sebagainya.

        Arsip berguna, contoh; presensi pegawai, surat permoohonan cuti, surat pesanan barang, dan sebagainya.

        Arsip penting, contoh; surat kepentingan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas, daftar gaji, dan sebagainya.

        Arsip vital, contoh; akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan, ijasah, dan sebagainya.

5.      Arsip Menurut Fungsinya

§  Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

§  Arsip Statis yaitu arsipyang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

6.      Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengelolaannya

v  Arsip pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Pusat di Jakarta.

v  Arsip Unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Daerah di Ibukota Propinsi.

7.      Arsip Menurut Keasliannya

Ø  Arsip Asli, yaitu dokumen yg langsung terkena hentaka mesin ketik, cetakan printer, dgn tandatangan dan legalisasi yang asli, yg merupakan dokumen utama.

Ø  Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan setrusnya, yang dalam proses pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain setelah penerima dokumen asli.

Ø  Arsip Salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

Ø  Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.

8.      Arsip Menurut Kekuatan Hukum

l     Arsip Otentik, adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan foto copy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan.

l     Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film, mikrofilm, hasil print komputer dan lain sebagainya.

D.          Kegunaan Arsip

a. Nilai guna Primer (Primary values)
Arsip dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan dalam menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi yang sedang berlangsung dan kepentingan masa yang akan datang.

• Nilai guna administrasi berarti nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas fungsi lembaga pencipta arsip.
  Contoh; undangan,  dst

• Nilai guna keuangan/fiscal berarti nilai arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
  Contoh; berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji, laporan pertanggungjawaban keuangan, pajak,berkas belanja barang dst.

• Nilai guna hokum berarti arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
  Contoh; Undang-undang, peraturan, suratkeputusan, instruksi, edaran, perjanjian, dst

• Nilai guna ilmiah dan teknologi berarti arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat  atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
   Contoh; laporan hasil penelitian

b. Nilai guna Sekunder (Secondary Values)
Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional.

• Nilai guna kebuktian berarti arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dpt digunakan utk menjelaskan bagaimana suatu organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur, fungsi & kegiatan organisasi tersebut, serta hasil/akibat dari kegiatan yg dilkukan.
  Contoh: Program kerja, rencana kerja,  prosedur dan tata kerja, sertifikat  perusahaan dst.

• Nilai guna informasional berarti arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptannya. Contoh: Sertifikat organisasi, prosedur kerja dst.

E.     Peralatan Dan Perlengkapan

Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya.

Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:

o   Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk penyimpanan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, stopmap bertali (portapel), map jepitan (snellhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik di rak atau lemari, bukan di filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang menggunakan snelhechter gantung) didalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyal lembaran arsip.

o   Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi dengan daun penutup, atau mirip snelhechter tetapi tidak dilengkapi jepitan. Biasanya folder menggunakan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.

o   Guide, adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan/atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam system filing adalah sebanyak pembagian pengelompokkan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subjek utama (main subjek), guide ke dua untuk menempatkan sub-subyek, guide ke tiga untuk yang lebih khusus lagi dst.

o   Filing Cabinet, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiliki gawang untuk tempat menyangkutkan folder gantung. Filing cabinet terdiri berbagai jenis ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, dsb.

F.     Sistem Penyimpanan

Di Indonesia, sehubungan dengan pengelolaan arsip dikenal ada dua sistem, yaitu
Sistem Kearsipan Agenda (Sistem Lama) dan Sistem Kearsipan Kartu Kendali (Sistem Baru).

Dinamakan Sistem Kearsipan Agenda karena salah satu alat Bantu utama yang digunakan untuk melaksanakan system tersebut adalah buku agenda. Sedangkan system yang baru dinamakan Sistem Kartu Kendali karena alat Bantu utama yang dipergunakan untuk mengelola atau melaksanakan kearsipan adalah kartu kendali.

*  Perbedaan pokok dari dua system tersebut adalah sebagai berikut:

a.       Dalam system agenda, aktivitas kearsipan dibagi menjadi dua aktiitas terbesar, yaitu Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar, dan Penyimpanan warkat/arsip atau filing.

b.      Dalam system kartu kendali aktivitas kearsipan dilaksanakan sejak arsip lahir atau ada (masuk dan keluar) sampai penyimpanannya sekaligus.

Sedangkan saat ini system filing telah berkembang lagi. Ada 5 sistem dasar yang dapat digunakan yaitu:

a)      Alfabetis, adalah penyimpanan atau penempatan dokumen diurutkan berdasarkan alphabet atau abjad. Yang diurutkan disini adalah nama orang atau nama perusahaan. Jadi nama-nama tersebut diurutkan secara abjad berdasarkan huruf pertama. Penempatan dan pengurutannya sama persis dengan pengurutan kata-kata pada kamus.

b)      Numeric, atau system angka, yaitu penyimpanan arsip yang pengurutannya didasarkan pada nomor. Dapat menggunakan nomor surat tetapi dapat juga menggunakan kode yang terdiri dari angka-angka.

c)      Subjek, yaitu penyimpanan arsip yang didasarkan pada subjek surat. Jadi arsip-arsip dikelompokkan berdasarkan pada subjek atau perihal surat.

d)     Tanggal, yaitu penyimpanan arsip yang diurutkan berdasarkan tanggal surat atau tanggal datangnya surat.

e)      Geografi/Wilayah, yaitu penyimpanan warkat yang dikelompokkan berdasarkan asal darimana warkat tersebut dikirim.